Проект рассчитан на работников института, являющихся членами профсоюза и членов их семей, членов профсоюза организаций, работающих с ППО по соглашениям. Общее количество участников определяется потребностью членов профсоюза и лимитом выделенных бюджетных средств.
При формировании туристической группы профсоюзная организация придерживается принципа справедливости и приоритетности при предложении мест в туристической группе, вычисляемой пропорционально численности членов профсоюза в структурных профорганизациях.
Специалист по реализации целевых программ ППО, ответственный за реализацию проекта, совместно с представителем подрядчика еженедельно (на оперативном заседании по вторникам) знакомит актив и председателей структурных подразделений с предложениями экскурсионных туров. Текущие предложения председатели, актив и члены профсоюза передают специалисту, ответственному за реализацию проекта, для подготовки совместно с подрядчиком программ экскурсионных туров в недельный срок. Предложения включают описание существенных условий тура и стоимость участия для членов профсоюза. Кроме того, организаторы берут на себя расходы по страхованию всех участников проекта.